La fiche de paie en ligne est aussi appelée fiche de paie dématérialisée. Elle a vu le jour 2009 grâce à la loi de simplification du droit du 12 mai. Les employeurs peuvent donc fournir un bulletin de paie sous format électronique. Cette solution apporte plusieurs avantages. Il y a également des points à savoir avant de passer par cette option.
Sommaire
Pourquoi une fiche de paie en ligne ?
Une fiche de paie est un justificatif important que ce soit pour l’employeur ou pour le salarié. Il inclut diverses mentions obligatoires. Pour la matérialiser, il faut également réaliser divers calculs. Bref, c’est un document important, mais qui n’est pas facile à mettre en place. C’est là qu’intervient la fiche de paie en ligne. Elle apporte des avantages pour l’employeur, mais aussi pour le salarié.
Pour l’employeur, il y a tout d’abord le gain de temps. Réaliser une fiche de paie en ligne est plus facile et plus pratique, plus rapide également, comparée à une fiche de paie traditionnelle. Il y a ensuite la sérénité. En passant par un prestataire de service qui propose la réalisation de bulletin de paie en ligne, un employeur peut réduire les risques d’erreurs. Après, il y a le coût. Le budget pour la mise en place et la remise de la fiche de paie se voit être réduit grâce à cette solution.
Pour le salarié, il y a le côté pratique. Il a la possibilité de consulter sa fiche de paie à tout moment. Il faut juste qu’il la télécharge sur son pc portable (afin de pouvoir la transférer par mail, par exemple). Il n’a pas à faire une demande auprès de son employeur.
Qui peut réaliser une fiche de paie en ligne ?
Tout employeur peut demander la réalisation d’une fiche de paie en ligne. Lors de la sortie de la loi de 2009, l’employeur devait avoir l’accord de l’employer pour mettre en place ce document en ligne. Depuis 2016, ce n’est plus le cas. Si l’employé n’émet pas d’objection à la mise en place de son bulletin de paie en ligne, l’employeur a le droit de le faire librement. Sans désaccord du côté du salarié donc, l’employeur peut réaliser la fiche de paie via cette solution.
Réalisation d’une fiche de paie en ligne
Il existe divers prestataires de services qui proposent la réalisation d’une fiche de paie en ligne. La fiche doit par contre contenir les mentions obligatoires définies par la loi. Il est également possible de passer par des sites pour créer la fiche de paie. À ce moment-là, la plateforme utilisera des logiciels pour créer le document. Notez cependant qu’il vaut mieux choisir un site payant. Les plateformes gratuites ne sont pas fiables.
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<ul> La conservation et la récupération de la fiche de paie
Une fiche de paie, même en ligne, doit être conservée pendant 50 ans. Il est aussi possible de conserver la fiche jusqu’aux 75 ans du salarié. Après, les 75 ans dépendent de l’âge pour le départ à la retraite. Concernant la remise, le salarié peut y accéder en téléchargeant le document.
Dans le cas de cessation d’activité du côté du prestataire ou de l’entreprise, il est toujours possible de récupérer la fiche de paie en ligne. Les salariés doivent tout d’abord être informés de la situation. Ensuite, ils ont 3 mois pour récupérer leurs fiches de paie.
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